Faktura proforma – kiedy ją wystawić i jakie są jej skutki?

Utworzono: 29 sierpnia 2024
Faktura proforma to dokument, który odgrywa istotną rolę w relacjach handlowych, mimo że nie ma mocy dokumentu księgowego. Służy głównie jako forma oferty lub potwierdzenie kwoty do zapłaty za przyszłą dostawę towaru lub usługę. W praktyce faktura proforma jest często stosowana do przedstawienia potencjalnym klientom warunków transakcji oraz jako forma wezwania do zapłaty zaliczki lub pełnej kwoty. W tym artykule dowiesz się, kiedy warto wystawić fakturę proforma, jak powinna wyglądać i jakie są jej skutki prawne i podatkowe.
 
Jak powinna wyglądać faktura proforma?
 
Pomimo braku ścisłych regulacji prawnych dotyczących wyglądu faktury proforma, praktyka biznesowa wskazuje na potrzebę zawarcia w niej kilku kluczowych elementów. Faktura proforma powinna zawierać wszystkie dane, które znajdują się na standardowej fakturze VAT, z wyraźnym oznaczeniem „Faktura Proforma”, aby odróżniała się od zwykłej faktury księgowej.
 
Podstawowe elementy, które powinna zawierać faktura proforma:
 
  • Numer faktury – numeracja powinna być konsekwentna i unikalna, aby umożliwić łatwą identyfikację dokumentu.
  • Data wystawienia – istotne jest, aby dokument posiadał datę, kiedy został sporządzony.
  • Dane sprzedawcy i nabywcy – imiona i nazwiska, nazwy firm, adresy, NIP-y (Numer Identyfikacji Podatkowej).
  • Opis przedmiotu transakcji – szczegółowe informacje na temat sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi, ilość, jednostkowa cena netto.
  • Kwoty – wartość netto, stawka i wysokość VAT, wartość brutto.
  • Warunki płatności – sposób, termin i dane do płatności.
 
Faktura proforma spełnia swoje  zadanie jako dokument informacyjny, który może zostać przesłany kontrahentowi w ramach oferty handlowej lub jako prośba o dokonanie płatności zaliczkowej.
 
Kiedy wystawić fakturę proforma?
 
Faktura proforma jest bardzo elastycznym dokumentem, jeśli chodzi o czas jej wystawienia, ponieważ nie jest uznawana za dokument księgowy. 
 
Przedstawienie oferty handlowej: 
 
Proforma jest doskonałym sposobem na przedstawienie przyszłym klientom kosztów związanych z planowaną transakcją. Pozwala na dokładne przedstawienie warunków sprzedaży, bez konieczności formalnego księgowania transakcji. Zabezpieczenie transakcji z nowymi klientami: Wystawienie faktury proforma przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru może chronić przed ewentualnym ryzykiem niewstrzymania zapłaty.
 
Wezwanie do zapłaty zaliczki: 
 
W przypadku, gdy sprzedawca chce otrzymać zaliczkę przed przystąpieniem do realizacji zamówienia, faktura proforma pełni funkcję dokumentu informującego o wysokości należności do zapłaty. Zawarcie umowy handlowej: Faktura proforma może być wystawiona jako część umowy handlowej, aby sprecyzować warunki i kwoty przed podpisaniem ostatecznej umowy. 
Po opłaceniu faktury proforma przez klienta, sprzedawca zazwyczaj wystawia fakturę zaliczkową (jeśli wymagane są zaliczki) lub fakturę końcową po zakończeniu realizacji zamówienia. Dopiero te dokumenty mają znaczenie księgowe i są podstawą do rozliczenia z Urzędem Skarbowym w zakresie VAT.
 
Skutki prawne i podatkowe wystawienia faktury proforma
 
– Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, a jej wystawienie nie rodzi obowiązku podatkowego ani nie ma wpływu na rozliczenie VAT.
 
– Ujęcia w księgach rachunkowych: faktura proforma nie jest dokumentem finansowym, więc nie powinna być uwzględniana w ewidencji księgowej.
 
– Naliczanie podatku VAT: proforma nie jest podstawą do naliczenia VAT, ani nie uprawnia do odliczenia VAT przez nabywcę.
 
– Stanowiska kosztu uzyskania przychodu: ponieważ faktura proforma nie dokumentuje rzeczywistej operacji gospodarczej, nie może być uznana za koszt uzyskania przychodu.
 
Warto również podkreślić, że faktura proforma nie jest prawnym zobowiązaniem do zapłaty dla nabywcy, chyba że nastąpiła jego akceptacja (np. poprzez podpis lub potwierdzenie elektroniczne). Jednakże po akceptacji i dokonaniu zapłaty, sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury VAT lub faktury zaliczkowej zgodnie z przepisami prawa podatkowego.
 
 
Chociaż faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, może nabrać mocy prawnej w momencie akceptacji przez odbiorcę. Jeśli klient podpisze fakturę proforma lub zaakceptuje jej treść w inny sposób (np. drogą elektroniczną), staje się ona potwierdzeniem zawarcia umowy handlowej.
 
 

Faktura proforma to przydatne narzędzie w relacjach handlowych, które pozwala sprzedawcom na przedstawienie oferty, uzyskanie zaliczki lub zabezpieczenie transakcji z nowymi klientami. Choć nie ma mocy dokumentu księgowego i nie wpływa na rozliczenia podatków.

Potrzebujesz wsparcia w wystawieniu faktury lub proformy?
Zapraszamy do kontaktu pod numerem tel.: +48 604 256 881 lub e-mail: biuro@mc2.com.pl
 

Najnowsze wpisy

17 października 2024

Kompletny przewodnik po zakładaniu spółek

Wszystko, co musisz wiedzieć, by założyć spółkę Wymagania i formalności związane z zakładaniem spółki mogą wydawać się przytłaczające i nieco zniechęcać do działania. Jednak w rzeczywistości proces ten nie jest aż tak skomplikowany, jak mogłoby się wydawać. Dobry plan i organizacja pomogą Ci przejść przez niego bez nadmiernego stresu. Sprawdź, czego dokładnie potrzebujesz, aby założyć […]

29 września 2024

Nota korygująca a faktura korygująca – kiedy je stosować?

W prowadzeniu działalności gospodarczej nieodłącznym elementem jest wystawianie i przyjmowanie faktur. Niestety, zdarza się, że faktury zawierają błędy lub braki, które wymagają korekty. W takiej sytuacji pojawia się pytanie: czy konieczne jest wystawienie faktury korygującej, czy może wystarczy przygotowanie noty korygującej?   Nota Korygująca – Kiedy Można Ją Stosować? Nota korygująca to dokument, który wystawia […]

29 sierpnia 2024

Faktura proforma – kiedy ją wystawić i jakie są jej skutki?

Faktura proforma to dokument, który odgrywa istotną rolę w relacjach handlowych, mimo że nie ma mocy dokumentu księgowego. Służy głównie jako forma oferty lub potwierdzenie kwoty do zapłaty za przyszłą dostawę towaru lub usługę. W praktyce faktura proforma jest często stosowana do przedstawienia potencjalnym klientom warunków transakcji oraz jako forma wezwania do zapłaty zaliczki lub […]