Wszystko, co musisz wiedzieć, by założyć spółkę

Wymagania i formalności związane z zakładaniem spółki mogą wydawać się przytłaczające i nieco zniechęcać do działania. Jednak w rzeczywistości proces ten nie jest aż tak skomplikowany, jak mogłoby się wydawać. Dobry plan i organizacja pomogą Ci przejść przez niego bez nadmiernego stresu. Sprawdź, czego dokładnie potrzebujesz, aby założyć spółkę!

Wybierz rodzaj spółki

W Polsce dostępnych jest kilka rodzajów spółek, co pozwala przyszłym przedsiębiorcom wybrać optymalną formę dla ich działalności. Każdy typ spółki różni się nieco pod względem struktury prawnej, odpowiedzialności właścicieli, sposobu zarządzania oraz wymagań dotyczących kapitału. Dlatego, zanim przystąpisz do działania, poznaj swoje opcje!

Obecnie masz do wyboru:

• Spółka cywilna – ta umowa między wspólnikami nie posiada osobowości prawnej. Działalność prowadzona jest na podstawie umowy cywilnoprawnej. Jej najważniejsze cechy to brak osobowości prawnej oraz wspólna odpowiedzialność majątkowa.
• Spółka jawna – ten rodzaj spółki osobowej posiada zdolność prawną, ale nie ma osobowości prawnej. Wspólnicy odpowiadają za zobowiązania majątkiem osobistym (jeśli oczywiście majątek spółki nie wystarcza na pokrycie długów).
• Spółka partnerska – w tym przypadku każdy partner odpowiada za swoje działania zawodowe. Nie ponosi odpowiedzialności za błędy innych partnerów. Jest to propozycja dla przedstawicieli wolnych zawodów.
• Spółka komandytowa – tu charakterystyczne jest to, że za zobowiązania spółki wobec wierzycieli jeden wspólnik (komplementariusz) odpowiada w sposób nieograniczony. Z kolei (komandytariusz) ogranicza odpowiedzialność do wkładu.
• Spółka komandytowo-akcyjna – łączy cechy spółki komandytowej oraz akcyjnej. Wymaga określonego minimalnego kapitału zakładowego i podlega rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).
• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) – to dość elastyczna forma działalności, dlatego często wybierana jest przez małe i średnie firmy. W tym przypadku wspólnicy nie odpowiadają osobiście za zobowiązania spółki, ich ryzyko ogranicza się do wniesionego kapitału. Minimalny kapitał zakładowy to 5 000 zł. Konieczna jest rejestracja w KRS.
• Spółka akcyjna – ta forma przeznaczona dla dużych firm, które planują pozyskiwanie kapitału poprzez emisję akcji. Akcjonariusze nie odpowiadają za zobowiązania, a ich ryzyko ogranicza się do wysokości zainwestowanego kapitału.

Dopiero po wybraniu rodzaju spółki można przejść do dalszych działań. Oczywiście każdy rodzaj spółki ma swoje specyficzne wymagania i procedury. Dlatego też poszczególne działania będą nieco inne w zależności od wybranej formy prawnej.

Zakładanie spółki z o.o. krok po kroku

Z uwagi na to, że w Polsce najczęściej wybieraną formą prowadzenia działalności gospodarczej jest spółka z o.o., szczegółowo skupimy się przede wszystkim na niej. Inne rodzaje spółek opiszemy nieco bardziej ogólnie.

Żeby założyć spółkę z o.o., przede wszystkim należy wybrać dla niej nazwę oraz określić siedzibę spółki. Kolejnym krokiem będzie sporządzić umowę spółki w formie aktu notarialnego lub przez internetowy system S24. S24 to specjalna platforma, która została udostępniona przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Pozwala na zakładanie i rejestrację spółek online, co oczywiście znacząco przyspiesza cały proces.

Kolejnym krokiem powinno być wniesienie kapitału zakładowego. Jego wartość minimalna wynosi 5 000 zł. Następnie można już zarejestrować spółkę w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Wniosek o rejestrację spółki z o.o. w KRS można złożyć online lub tradycyjnie w sądzie. 

Po rejestracji w KRS spółka automatycznie otrzymuje Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) oraz numer statystyczny (REGON).

Jeśli działalność spółki tego wymaga, konieczne będzie także zarejestrowanie jej jako płatnika VAT. Jak to zrobić? Wystarczy wypełnić formularz VAT-R. Można zrobić to w urzędzie skarbowym lub elektronicznie. W przypadku, gdy planujesz zatrudnienie pracowników, zgłoś także spółkę do ZUS-u.

Pamiętaj także, że spółka z o.o. musi posiadać oddzielne konto bankowe. Dlatego też musisz je otworzyć, przedstawiając dokumenty rejestrowe oraz dane wspólników.

Zakładanie pozostałych spółek

Jak wygląda proces zakładania pozostałych spółek? W przypadku spółki cywilnej będzie to: zawarcie umowy między wspólnikami (określony cel i zasady współpracy), rejestracja działalności gospodarczej i każdego wspólnika w CEIDG, uzyskanie numeru NIP i REGON, rejestracja spółki jako płatnika VAT (opcjonalnie), założenie konta bankowego.

Aby założyć spółkę jawną, musisz: zawrzeć umowę spółki w formie pisemnej, zarejestrować ją w KRS, otrzymać NIP i REGON (automatycznie po rejestracji KRS), opcjonalnie rejestrować ją do VAT. Konieczne będzie także otwarcie konta bankowego, a czasem też  – zgłoszenie do ZUS-u.

Żeby założyć spółkę partnerską, musisz zawrzeć umowę spółki w formie pisemnej, określając szczegóły współpracy między partnerami, którzy muszą wykonywać wolne zawody. Kolejne kroki to: rejestracja w KRS, otrzymanie NIP i REGON, rejestracja spółki do VAT (jeśli to konieczne), otwarcie konta bankowego. Jeśli planujesz zatrudnianie pracowników, pamiętaj także, by zgłosić spółkę do ZUS-u.

Co jest konieczne, by założyć spółkę komandytową? Oczywiście procedurę należy rozpocząć od umowy spółki w formie aktu notarialnego. Tu kluczowe będzie określenie roli komplementariusza (zarządzającego) i komandytariusza (ograniczona odpowiedzialność). Kolejne kroki to: rejestracja w KRS, otrzymanie NIP i REGON, jeśli działalność tego wymaga – rejestracja do VAT, ZUS. Konieczne jest też otwarcie konta bankowego.

Spółka komandytowo-akcyjna wymaga a sporządzenia statutu spółki w formie aktu notarialnego, określając role komplementariusza i akcjonariuszy. W tym przypadku konieczne będzie także wniesienie minimalnego kapitału zakładowego, wynoszącego 50 000 zł. Następnie można dokonać rejestracji spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), dołączając wymagane dokumenty. Po rejestracji spółka automatycznie otrzymuje NIP i REGON. Ostatnie kroki to otwarcie konta bankowego i rejestracja spółkę w ZUS (gdy zatrudniasz pracowników).

Spółka akcyjna wymaga: sporządzenia statutu spółki w formie aktu notarialnego, wniesienia minimalnego kapitału zakładowego (czyli 100 000 zł), rejestracji w KRS (niezbędne do tego dokumenty to m.in. statut, lista akcjonariuszy i oświadczenie o wniesieniu kapitału). Po rejestracji spółka otrzymuje automatycznie NIP i REGON. Dalsze kroki to rejestracja spółki jako płatnika VAT (opcjonalnie), otwarcie konta bankowego. Jeśli spółka planuje zatrudniać pracowników, należy ją zgłosić do ZUS-u.

Pierwsze kroki po założeniu spółki

Pamiętaj jednak, że założenie spółki to często dopiero początek drogi. W dalszym etapie ważne jest stosowanie się do regulacji dotyczące jej funkcjonowania. W przypadku spółki z o.o. po rejestracji obowiązkiem staje się prowadzenie księgowości i rachunkowości. Wiąże się to m.in. z regularnym ewidencjonowaniem wszystkich operacji finansowych, przygotowywaniem sprawozdań finansowych, składaniem deklaracji podatkowych oraz kontrolowaniem należnych zobowiązań wobec urzędów.

Zaniedbania w tych obowiązkach mogą prowadzić do kar finansowych lub problemów prawnych. Dlatego tak istotne jest powierzenie tych złożonych czynności profesjonalistom. Jeśli chcesz mieć pewność, że księgowość Twojej firmy będzie prowadzona z należytą starannością, wybierz nasze biuro rachunkowe!

Skontaktuj się z nami! 

Telefon: +48 604 256 881, +48 22 674 6846 lub e-mail: biuro@mc2.com.pl

Nasi specjaliści zajmą się wszelkimi aspektami finansowo-księgowymi Twojej firmy, dzięki czemu Ty będziesz mógł skupić się na rozwoju biznesu. 

A firmom nowo powstającym, z którymi zawrzemy umowę, oferujemy także bezpłatne przygotowanie i złożenie dokumentów rejestracyjnych!